Adottare una strategia di print management security per proteggersi dai pericoli che possono derivare da un uso improprio e da errate configurazioni di stampanti e multifunzione non è più una buona prassi ma una necessità. Ne abbiamo parlato nel nostro recente articolo “Stampanti e Gdpr: come renderle sicure e a norma in 6 punti”, e ora vediamo più nel dettaglio cosa ci permette di fare un buon Software Printing o Print Management System, e le principali funzionalità di sicurezza dei più diffusi software presenti sul mercato.
Cominciamo col dire che il mercato offre diverse opzioni di print management solutions, alcune proposte dagli stessi produttori di stampanti come Ricoh, HP, Samsung etc ed altre da terze parti che possono essere utilizzate in un ambiente multi-vendor, quindi indipendentemente dalla marca della stampante.
Non potendo analizzarle tutte ci occuperemo qui di descrivere le principali funzionalità di un paio di soluzioni printer manager fra le più diffuse in Italia e nel mondo: Ricoh Smart e Papercut.
Innanzitutto a COSA SERVE un PRINT MANAGEMENT SYSTEM
Per farti capire che cos’è un Management Print System o MPS, facciamo una breve sintesi del nostro precedente articolo sul “Monitoraggio stampanti…” .
Gestione e monitoraggio
Una soluzione di printing management consente di gestire e monitorare le proprie stampanti in azienda, sia in termini di parco che di ogni singolo dispositivo di stampa, consentendo alle aziende di avere una visione ed una gestione completa del parco printing e di individuare eventuali problemi o malfunzionamenti in tempo reale. Questo permette di intervenire con maggiore tempestività, riducendo al minimo gli inconvenienti e ottimizzando l’efficienza complessiva di tutto il reparto stampa.
Controllo da remoto e configurazione
Oltre a questo, un buon printing software consente anche di gestire da remoto ogni singolo dispositivo di stampa, consentendo agli amministratori di controllare e configurare le impostazioni delle stampanti anche da remoto, senza doversi recare fisicamente presso ogni dispositivo.
CARATTERISTICHE e FUNZIONALITÀ di un Security Print Management Software: due soluzioni a confronto
Soluzioni software printing multipiattaforma e multivendor
PaperCut, con 139 Milioni di utenti, quasi 90mila aziende clienti e distribuito in 195 paesi, è sicuramente una delle soluzioni MPS più diffuse ed utilizzate al mondo. Presente sul mercato mondiale da vent’anni e sviluppato dalla società Australiana PaperCut Software Pty Ltd permette di gestire parchi di stampa multipiattaforma e multivendor essendo completamente indipendente da qualsiasi marchio di produttore.
Il software è compatibile Windows, Linux, Mac, Chromebook, Android, iOS e Novell e ben si adatta a qualsiasi dimensione di azienda ed esigenza con le sue versioni in self-hosting PaperCut MF® ed PaperCut NG® e su cloud PaperCut Hive® e PaperCut Pocket®.
Particolare attenzione sono state poste sulle funzionalità che consentono di risparmiare sui consumabili e sulla carta in piena ottica Green Printing.
Funzioni e caratteristiche generali per gestire e configurare la sicurezza nel software printing PaperCut®
Funzioni di sicurezza Papercut
Questa funzione consente di tenere sotto controllo le attività di stampa per singoli utenti, gruppi, dipartimenti e altro
Traccia quando, quanto e cosa un utente stampa e scarica i file di spool originali. Indispensabile per documentare un Data Breach.
Tramite la crittografia end-to-end è possibile inviare e trasmettere i documenti da stampare in tutta sicurezza
Stampa da dispositivi Chromebook, Android, macOS, iOS e Windows.
Instrada le code e i driver di stampa corretti agli utenti in mobilità ovunque si trovino, in automatico.
Invia la stampa a una coda e ritirabile presso qualsiasi stampante
Policy di stampa personalizzabili che utilizzando pop-up informativi, chiedono agli utenti di stampare fronte-retro o in scala di grigi.
Gestione dei mancati ritiri delle stampe per la riduzione degli sprechi.
Reportistica e cruscotti fruibili su diversi Kpi di performance
Soluzioni proprietarie brandizzate
La società giapponese Ricoh, fondata nel 1936, non ha bisogno di presentazioni ed è uno dei primi player al mondo nel settore office printing.
Negli ultimi anni ha dedicato molte energie e risorse per sviluppare soluzioni che permettessero di aggiungere funzionalità e integrazione alle proprie stampanti e multifunzione in particolare per quanto riguarda la cyber security e il green printing.
Il Metodo Progressivo Ricoh per la sicurezza delle multifunzione
La soluzione Ricoh Smart Integration è una piattaforma print manager composta da moduli che consentono di aggiungere funzionalità e configurare i dispositivi di stampa Ricoh per diverse esigenze.
I moduli disponibili in Ricoh Smart sono:
- Smart Cloud
- Smart Panel
- Smart Mobile
- Smart Security
- Smart Archive
- Smart Green
Per brevità descriveremo solo il modulo Ricoh Smart Security che consente di impostare le funzioni di sicurezza.
Ricoh Smart Security | Le funzioni principali
L’amministratore può impostare i livelli di robustezza delle password e gestirle in automatico
Funzione che permette di proteggere i dati memorizzati sul dispositivo hard-disk della stampante tramite crittografia
Consente di sovrascrivere un documento automaticamente subito dopo la copia, scansione o stampa
Autorizzazione copia, scansione e stampa a seconda della tipologia del documento e dei permessi utente
Possibilità di programmare un timer di stampa
Funzione che permette di cancellare tutti i dati presenti nella stampante per manutenzione o sostituzione.
Perché conviene adottare un PRINT MANAGEMENT SYSTEM in azienda
Abbiamo parlato qui e in altri precedenti articoli di normative, GDPR e stampanti e Direttiva NIS2 in primis, che da sole dovrebbero essere sufficienti ad inserire anche i dispositivi di stampa fra i punti vulnerabili da proteggere.
Spesso si sottovaluta però il problema, riservando troppe attenzioni, in termini di cybersecurity, sui tipici asset Datacenter e Networking, tralasciando aspetti meno evidenti ma ugualmente e potenzialmente pericolosi.
L’avvento delle stampanti multifunzione, condivise da più utenti e connesse alla rete ed al web, ha aperto un nuovo fronte della sicurezza informatica in azienda e, metterlo in secondo piano sarebbe un grave errore.
Ricordiamoci che ad un attaccante cyber basta un piccolo spiraglio per insinuarsi dentro a tutto il sistema, magari con spyware che rimangono latenti per mesi e poi esplodono con tutto il loro potere distruttivo.
I sistemi MPS monitoring lavorano in ottica di prevenzione attiva attraverso il monitoraggio, oltre a proteggere da furti di dati e documenti che potrebbero provenire dall’interno dell’organizzazione e che, se non opportunamente tracciati tramite i log utente, potrebbero essere facilmente eseguiti usando dispositivi condivisi come le stampanti connesse alla rete.
