Gestione documentale
La gestione documentale come driver dell’innovazione digitale in azienda
Anche in un mondo ormai completamente digitale, è necessario gestire migliaia se non milioni di documenti.
Dalla stampa passando per la gestione documenti e la firma digitale fino all'archiviazione:
la vera quadratura del cerchio documentale!
La Tecnocopie integra i suoi sistemi di stampa, con soluzioni di gestione documentale che consentono una completa ottimizzazione dei flussi dei documenti, in piena sicurezza, nel rispetto delle normative e della green economy.
I software di gestione documentale o DMS (Document Management System) consentono di tenere sotto controllo tutto il flusso documentale
Cosa può fare un software di gestione documentale o DMS
La natura, le fonti, i canali di diffusione e i sistemi di archiviazione dei documenti possono essere molteplici e non sempre omogenei, sia digitali che analogici.
I software di gestione documentale o DMS (Document Management System) consentono di tenere sotto controllo tutto il flusso documentale a partire dalla trasformazione da analogico a digitale di un documento (trasformazione da stampa a file), organizzare e strutturare gli archivi, gestire le policy di accesso ai documenti in base alle mansioni aziendali e ai livelli autorizzativi, gestire il “Lifecycle documentale” e la data retention, approvare documenti con processi di firma digitale, avviare processi di conservazione sostitutiva rispettando le normative, archiviare e protocollare i documenti sia per le aziende che lavorano nel privato che nel settore pubblico, e consentire la ricerca veloce dei documenti in base ad algoritmi e sistemi simili ai motori di ricerca più avanzati come Google.
Quali sono i 4 vantaggi di una gestione documentale?
Trovi i documenti che ti interessano in modo rapido e intuitivo
Ottimizzazione dei flussi documentali e riduzione degli errori umani e dei tempi morti
I documenti sono accessibili ovunque, anche da remoto e in smartworking
Organizzi, archivi e proteggi i tuoi documenti in totale sicurezzaQuali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva è una procedura approvata dalla normativa italiana che consente di validare digitalmente un documento in formato XML anche ai fini fiscali.
La soluzione software di gestione documentale proposta da La Tecnocopie consente anche la Conservazione Sostitutiva e la Firma Digitale.
La soluzione: software gestione documentale DOCUWARE di RICOH
Docuware® è la soluzione DMS di Ricoh e chi, meglio di Ricoh, poteva studiare una soluzione per la gestione dei documenti?
Principali caratteristiche del software di gestione documentale Docuware®:
- Le soluzioni DocuWare® consentono di automatizzare i flussi di lavoro proteggendo dati e documenti tramite flussi di archiviazione sicuri e centralizzati.
- Elenchi di attività, notifiche e-mail e promemoria garantiscono un funzionamento costante dei processi.
- Con una sola ricerca si può individuare rapidamente tutta la documentazione correlata, indipendentemente dalla fonte, siano essi documenti generati da PC, e-mail, scansioni o file di Microsoft Office.
- Gli accessi tracciati e registrati consentono di restare sempre aggiornati.
- La facile gestione dei registri permette di verificare e fornire resoconti sui tempi di conservazione.
- Disponibilità on-premise o nel cloud.
Esempi di applicazione della soluzione Docuware® nei vari settori e reparti
Approvazione automatica delle fatture, 3-way match e altri processi SAP, controllo e verifica degli acquisti, POD rapidi per accelerare i conti attivi, condivisione efficiente dei file per snellire i processi di auditing.
I processi di selezione e di assunzione vengono semplificati grazie all’invio automatico dei documenti amministrativi e all’archiviazione automatica delle informazioni secondo le norme vigenti. Si ottiene inoltre un significativo risparmio di tempo grazie a un portale self-service dedicato ai dipendenti che possono così accedere a buste paga, moduli e altro ancora.
Accesso ai dati dei clienti, alle offerte, ai contratti e agli ordini precedenti, in qualunque momento per verificare i progressi.
Sistema di gestione dei registri semplice e affidabile, che prevede tempi di conservazione e piani di ripristino in caso di disastro.
Documenti pubblici facilmente condivisibili in formato digitale per consentire un risparmio di tempo e denaro sia agli enti locali sia alle amministrazioni centrali.
Gli utenti autorizzati possono archiviare e condividere i documenti e le informazioni relative agli studenti, in conformità con le norme sulla privacy.
Flussi di lavoro più efficienti e documentazione gestita in maniera precisa per rispettare il budget e i tempi di produzione prestabiliti.