Se il vostro parco stampanti aumenta e volete tenere sotto controllo la situazione sia a livello tecnico che di utilizzo e produttività allora dovete considerare di utilizzare un servizio monitoraggio stampanti.
Vediamo in questo articolo cos’è un software gestione stampanti e quali vantaggi può portare.
PERCHÈ utilizzare un software monitoraggio stampanti
In questi ultimi anni si è via via assistito ad una sostanziale centralizzazione delle funzioni di stampa.
Le stampanti individuali hanno lasciato gradualmente il posto alle stampanti multifunzione di rete, che consentono più funzionalità e prestazioni, un maggiore risparmio ed ecosostenibilità. Per averne anche il controllo risulta però fondamentale avere un sistema efficiente per tenere traccia dello stato di ogni dispositivo e gestirlo in modo remoto.
Il monitoraggio stampanti consente alle aziende di avere una visione ed una gestione completa del parco printing e di individuare eventuali problemi o malfunzionamenti in tempo reale. Questo permette di intervenire con maggiore tempestività, riducendo al minimo gli inconvenienti e ottimizzando l’efficienza complessiva di tutto il reparto stampa.
La gestione remota delle stampanti invece, consente agli amministratori di controllare e configurare le impostazioni delle stampanti anche da remoto, senza doversi recare fisicamente presso ogni dispositivo.
Se pensiamo che molte aziende potrebbero avere anche decine di stampanti multifunzione, magari distribuite in sedi diverse, questo significa un notevole risparmio di tempo e risorse, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più importanti.
Alcuni esempi di DASHBOARD e REPORT del software monitoraggio stampanti Paper Cut
Quali VANTAGGI può portare un sistema di MONITORAGGIO STAMPANTI
Grazie al monitoraggio e alla gestione remota delle stampanti, è possibile ottenere una serie di vantaggi significativi.
In primo luogo, si riducono i tempi morti causati da malfunzionamenti o blocchi delle macchine. Inoltre, si possono prevenire eventuali problemi grazie alla diagnosi tempestiva e preventiva degli errori, sfruttando anche tecnologie innovative come l’Intelligenza Artificiale e la Machine Learning. Questo permette di risparmiare sui costi di manutenzione, sulle riparazioni e sui ricambi.
Inoltre, il monitoraggio delle stampanti consente di ottimizzare l’utilizzo dei consumabili come carta e toner. È possibile stabilire limiti o regole che evitino gli sprechi attraverso delle funzionalità software di impostazione delle print policy aziendali come, ad esempio, limitando le stampe a colori o impostando le modalità fronte/retro come predefinite.
Secondo la regola CSC QCQ è sempre importante sapere CHI-STAMPA-COSA e QUANTO-COME-QUANDO
Infine, è possibile tenere traccia dei volumi di stampa e dei costi associati in modo tale da consentire di tenere sotto controllo l’effettivo utilizzo delle risorse e di identificare eventuali aree in cui è possibile migliorare l’efficienza, anche in termini di risparmio energetico ed ecosostenibilità.
Di seguito riportiamo una SINTESI dei principali VANTAGGI di un SISTEMA MONITORAGGIO STAMPANTI
- Disporre in tempo reale di tutti i dati e gli indicatori su volumi, consumi, copertura media, durata e frequenza dei cambi di consumabili;
- Controllarne lo stato dei materiali di consumo;
- Ricevere degli alert dai dispositivi di stampa, per esempio relativi a materiali di consumo in esaurimento;
- Effettuare la lettura dei contatori di pagine dei dispositivi;
- Gestire un archivio storico di tutti gli eventi (log) e dei dati relativi ai dispositivi;
- Ottenere, tramite anche tecnologie di BI integrate, analisi e reportistiche anche complesse sui dati rilevati dai dispositivi;
- Contrattualizzare il rapporto con il fornitore in funzione dell’effettivo utilizzo dei consumabili e/o in base ai costi per pagina, includendo anche i costi di manutenzione;
- Integrarsi con qualsiasi sistema gestionale, ERP, CRM, o altro software dedicato alla gestione dei parchi di dispositivi e dei servizi connessi;
- Possibilità di sfruttare le piattaforme Cloud per favorire la gestione in mobilità, anche delle funzioni di stampa (es. stampa da remoto):
- Maggiore sicurezza, riservatezza e protezione dei dati tramite la gestione delle policy di accesso e sicurezza e conseguente adeguamento alle normative Privacy e GDPR;
- Adottare una filosofia Green Oriented per la salvaguardia dell’ambiente.
I principali VANTAGGI di un SISTEMA MONITORAGGIO STAMPANTI in sintesi – infografica
In conclusione CONVIENE adottare un sistema di MONITORAGGIO STAMPANTI?
Dal momento in cui nelle aziende si è passati da una prima stagione del printing, in cui ognuno aveva una stampante personale sulla scrivania, ad una seconda stagione, in cui le operazioni di stampa sono concentrate su dispositivi centralizzati, condivisi da più utenti, si rende praticamente indispensabile l’utilizzo di strumenti che permettano il controllo e la gestione del proprio parco di stampa.
La limitazione di abusi e utilizzi scorretti, la migliore efficienza nell’esercizio, sia in termini di manutenzione che di costi, unite ad un aumento della sicurezza e della protezione dati, per non dimenticare l’aspetto green-economy, dovrebbero già essere più che sufficienti per convincere amministratori e CIO ad adottare questi strumenti di monitoraggio stampanti di rete, ormai proposti e forniti da quasi tutti i produttori nonché dai fornitori diretti con soluzioni di print management complete e capaci di gestire anche parchi multivendor.
