Devi rinnovare il tuo parco printing aziendale e ti chiedi se sia più conveniente una stampante multifunzione a noleggio rispetto all’acquisto?
Questa è una domanda che molti buyer e it manager di aziende si pongono quando si trovano a dover rinnovare una o più dispositivi del proprio parco stampanti e multifunzione.
Ma, prima di rispondere a questa domanda, partiamo dalle basi e vediamo di chiarire quali sono le differenze sostanziali tra noleggio e acquisto.
Noleggio stampante multifunzione
Noleggiare o acquistare un bene, materiale o immateriale, è una scelta che ogni azienda ha già affrontato diverse volte, soprattutto negli ultimi anni, dove liquidità e cash-flow sono sempre ridotti al minimo ma c’è necessità di investire in nuove tecnologie.
Che cos’è la Locazione Operativa o noleggio
Noleggiare vuol dire pagare una somma pattuita, sotto forma di canone, mensile o annuale, per usufruire di un bene, materiale (Hardware) o immateriale (software), per il tempo stabilito nel contratto di noleggio. Oltre tale termine e, se si vuole continuare ad utilizzare il bene, il contratto potrà essere rinnovato o si dovrà restituire il bene al fornitore o, comunque, cessare di utilizzarlo nel caso si tratti di software.
La Locazione Operativa o noleggio, da non confondere con la Locazione Finanziaria o Leasing, è una forma di concessione in uso di un bene dietro corresponsione di un canone mensile o annuale che può comprendere, oltre agli oneri finanziari, anche altri servizi. La durata del contratto di noleggio, non deve necessariamente rispettare il piano di ammortamento, come nel caso del Leasing (es. il contratto può durare soli 12 mesi anche se l’ammortamento fiscale previsto per quel bene è di 36 mesi). La differenza sostanziale, rispetto alla locazione finanziaria, è che il bene rimane sempre di proprietà del locatore (fornitore) ma, ad uso esclusivo del locatario (cliente) fino a che viene corrisposto il canone previsto nel contratto di locazione operativa o fino alla data di scadenza dello stesso originaria o prorogata.
Nel caso dell’acquisto invece, l’acquirente ottiene la piena proprietà del bene fin dal momento in cui ha completato il pagamento pattuito nel contratto di vendita e, ne ha la piena disponibilità a tempo indeterminato.
Vantaggi fiscali e finanziari del noleggio stampanti multifunzione
Dal punto di vista fiscale e finanziario il noleggio, rispetto all’acquisto, consente di:
- Diluire il pagamento in un arco temporale più lungo, recuperando così liquidità finanziaria;
- Detrarre fiscalmente l’intero costo relativo al canone, compresi i costi finanziari e i servizi, nel corso dell’anno di esercizio;
- Eliminare il registro dei cespiti;
- Stabilire costi certi e iscrivibili a budget.
Altri vantaggi per le stampanti multifunzione a noleggio
Oltre ai vantaggi finanziari citati prima, il noleggio di una stampante multifunzione consente di avere sempre la tecnologia più recente e avanzata, abbattendo il rischio di obsolescenza.
Inoltre, il noleggio offre la possibilità di scegliere la durata in base alle proprie esigenze e di aggiornare l’hardware solo quando necessario.
D’altra parte, l’acquisto di una stampante da ufficio potrebbe essere conveniente a lungo termine, in particolare nel caso si preveda di utilizzare la stessa apparecchiatura in maniera poco intensiva.
In entrambi i casi, in particolare per l’acquisto, è importante considerare anche i costi accessori, ma comunque indispensabili, come la manutenzione, le riparazioni e soprattutto ricambi e consumabili (Toner…).
In una stampante a noleggio, i costi accessori sono quasi sempre inclusi mentre, con l’acquisto, potrebbero essere un costo extra, non sempre quantificabile e budgetizzabile.
Infine, è importante valutare anche le esigenze dell’azienda in termini di utilizzo dell’apparecchiatura. Se si prevede un utilizzo intenso e frequente, la stampante a noleggio è quasi sempre la scelta migliore anche per non avere sorprese nei costi di interventi in riparazioni e manutenzione.
Il noleggio stampante multifunzione consente inoltre all’azienda di avere un unico interlocutore sia per la manutenzione, che per l’assistenza tecnica e la fornitura di ricambi e consumabili. In questo modo, gli utenti possono concentrarsi sul loro lavoro senza doversi preoccupare del supporto tecnico o della riparazione.
Altro vantaggio del noleggio rispetto all’acquisto è che i buyer e gli it manager non devono più gestire un magazzino dei ricambi e dei consumabili, con il rischio di rimanere sottoscorta e scontentare gli utenti.
Infine ma, non ultimo per importanza, il noleggio è una scelta “green printing” in quanto si è svincolati da smaltimento toner e stampante a fine vita, attività che rimangono a carico del fornitore.
Cosa è COMPRESO nel canone di noleggio stampante o multifunzione
In genere, un canone di noleggio stampanti multifunzione, include:
- L’uso della stampante multifunzione;
- Le forniture accessorie: consumabili (toner, drum, cartucce..), parti di ricambio ed, in alcuni casi, anche i supporti di stampa (carta).
In questo modo, come abbiamo già sottolineato, non ci si deve preoccupare di acquistare questi elementi separatamente con il rischio di rimanere senza, dare un disservizio agli utenti o dover fare acquisti affrettati e sconvenienti.
Inoltre, i canoni di noleggio stampanti ufficio, includono anche:
- Servizi di regolare manutenzione e sostituzione ricambi;
- Servizi di Help-Desk e assistenza tecnica in caso di guasto;
- Servizi di Smaltimento toner e stampante a fine ciclo vita.
Ciò significa che se si verifica un problema con la stampante o la multifunzione, l’azienda può contattare il fornitore e ricevere assistenza senza avere sorprese sui costi e sforare i budget di spesa. I fornitori più organizzati mettono anche a disposizione dei numeri verdi o comunque canali preferenziali di Help-Desk per le urgenze.
Alcuni fornitori offrono anche contratti di noleggio a lungo termine che consentono di aggiornare i dispositivi e il contratto stesso in base alle esigenze aziendali. Questo potrebbe essere particolarmente utile per le aziende in crescita che desiderano mantenere il passo tecnologico con i cambiamenti del mercato.
Infine, i canoni di noleggio stampanti possono anche includere servizi di monitoraggio stampanti e di gestione documentale. Ciò significa che l’azienda può tenere sotto controllo l’utilizzo della stampante o della multifunzione e ottimizzare gli aspetti del processo di stampa per ridurre i costi e migliorare l’efficienza.
Come viene calcolato il costo del canone per una stampante multifunzione?
Il noleggio multifunzione a costo copia
Per una stampante o una multifunzione, il metodo più semplice e rapido utilizzato dai vendor per calcolare l’ammontare del canone di noleggio è il COSTO COPIA.
Il valore del canone di noleggio multifunzione costo copia si basa essenzialmente sul numero di copie, suddivise fra B/n e colori, che vengono mediamente stampate mensilmente o annualmente.
Questo costo, all’inizio, viene normalmente stimato sulla base dei consumi dell’anno precedente ma, può essere aggiornato in funzione dei consumi reali che vengono rilevati dai sistemi di monitoraggio che possono essere integrati nella stampante stessa o tramite software di terze parti.
Il calcolo del costo copia per una stampante tiene anche conto di altri parametri come, ad esempio, la percentuale di copertura B/n o colore del documento stampato, dalla quale deriva il consumo di toner.
Per una multifunzione sarebbe un po’ limitante utilizzare come unico parametro il numero delle copie in quanto le multifunzione vengono utilizzate non solo per la stampa ma anche per scansioni, archiviazione digitale, invio massivo documenti etc. per cui si utilizzano anche altri parametri ricavati sempre dai sopracitati sistemi di monitoraggio d’uso.
Comunque, sul tema del costo-copia ci torneremo in maniera più approfondita in uno dei prossimi articoli, per cui iscriviti alla newsletter fin d’ora per non perderne neanche uno.
Conclusioni su noleggio stampanti multifunzione o acquisto
In sintesi, noleggiare una stampante o una multifunzione può offrire molti vantaggi alle aziende rispetto all’acquisto, in particolare: il controllo completo sui costi di stampa aziendali, il pagamento in base all’effettivo utilizzo, fornitura di ricambi e consumabili gestita totalmente dal fornitore, assistenza tecnica e manutenzione stampanti garantita e compresa nei canoni e infine servizi “Green” di smaltimento toner e delle apparecchiature stesse a fine ciclo.
Tuttavia, prima di scegliere una soluzione di noleggio o l’altra, è importante valutare attentamente le opzioni e scegliere quale di queste si adatta meglio alle esigenze di printing dell’azienda.
In conclusione, la scelta tra il noleggio o l’acquisto di una multifunzione dipende dalle esigenze specifiche della propria azienda. Tuttavia, per le aziende che cercano un’opzione conveniente e flessibile, il noleggio stampante multifunzione può essere la soluzione ideale.
